หน่วยการเรียนรู้ที่ 4

การบรรณาธิกรณ์ข้อมูล

การจัดการเวิร์กชีตและเวิร์กบุ๊ค Ecxel

          ลักษณะข้อมูลมีหลายประเภท เช่น ข้อมูลดิบ, ข้อมูลที่ผ่านการวิเคราะห์ เราควรแยกคุณสมบัติของข้อมูลเหล่านี้ไว้คนละเวิร์กชีต เพื่อความเป็นระเบียบเรียนร้อยง่ายต่อการเรียกดู

การจัดการเวิร์กชีต

ตั้งชื่อเวิร์กชีตให้สื่อความหมาย

          Excel อนุญาตให้ตั้งชื่อใหม่ให้กับเวิร์กชีตแต่ละหน้าได้อย่างอิสระ ดังนั้นเพื่อให้ทราบว่าเวิร์กชีตไหนเก็บข้อมูลอะไร ก็ควรตั้งชื่อให้สื่อความหมายกับเวิร์กชีตที่ใช้งานด้วย ซึ่งจะต้องไม่เกิน 32 ตัวอักษร

เลือกและแสดงหน้าเวิร์กชีต

การลบเวร์กชีตออกจากเวิร์กบุ๊ค

การใส่สีให้เวิร์กชีต

          การย้ายสลับตำแหน่งเวิร์กชีต ให้เราลากเมาส์ที่แท็บชื่อของเวิร์กชีตค้างไว้ แล้วถึงจุดที่ต้องการย้ายก็ปล่อยเมาส์

การจัดการวินโดว์ของเวิร์กชีต

ย่อและขยายมุมมองเวิร์กชีต

วิธีที่ 1

1. คลิกลูกศร  Zoom ( ย่อขยาย )

2.เลือกขนาดจากรายการ หรือระบุเองก็ได้

วิธีที่ 2

1. เลือก View --> Zoom ( มุมมอง --> ย่อขยาย )

2. คลิกเลือกขนาดที่จะย่อขยาย ขนาดปกติคือ 100%

ถ้าใช้ค่ามากกว่า 100% จะเป็นการขยายและถ้าน้อยกว่า 100% จะเป็นการย่อ

3. คลิกปุ่ม Ok

การแบ่งวินโดว์เพื่อจัดการกับตารางข้อมูลขนาดใหญ่

การแบ่งวินโดว์แนวตั้ง

การแบ่งวินโดว์แนวนอน

 การตั้งชื่อและใช้สูตรคำนวณ Excel

          ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว นั้น ได้อธิบายว่าเซลต่างๆในเวิร์กชีตจะมีชื่อเรียกว่า Cell reference หรือ "ชื่อเดิม" ของเซลอยู่ทุกๆเซล ซึ่งชื่อนี้จะประกอบไปด้วยชื่อคอลัมนและแถวของเซลนัน้มารวมกัน เช่น เซลที่อยู่ตรงคอลัมน์ F แถวที่ 8 ก็จะเรียกว่าเซล F8 แต่ในการทำงานจริงบางครั้งจำเป็นต้องตั้งชื่อเซลให้สื่อความหมายมากกว่านี้ เพื่อให้นำไปใช้งานได้ง่ายและสะดวกขึ้น เช่น ถ้ามีเซลอยู่กลุ่มหนึ่งซึ่งเก็บจำนวนเงินที่นำเข้าสินค้าเดือนกุมภาพันธุ์ แทนที่จะเรียก "E5:E8" แต้ถ้าเราตั้งว่า Feb หรือ ก.พ. ก็น่าจะเข้าใจมากกว่า

ตั้งชื่อเซลเพื่อให้เรียกใช้ได้ง่าย

ตั้งชื่อใหม่ให้เซลหรือกลุ่มเซล

ตั้งชื่ออัตโนมัติจากหัวคอลัมน์หรือหัวแถว

อธิบาย
ชื่อ	กลุ่มเซลล์
กุมภาพันธุ์	เซลล์ B3 - B7
มีนาคม	เซลล์ C3 - C7

ตั้งชื่อเซลโดยใช้ กล่องชื่อ ( Name box )
          วิธีนี้เป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็วที่สุดในการตั้งชื่อเซลหรือกลุ่มเซลเพียงกลุ่มเดียว เพราะคุณสามารถจะพิมพ์ชื่อเข้าไปในช่อง name box (กล่องชื่อ) ได้ทันที ( วิธีนี้ใช้ตั้งชื่อเซลได้อย่างเดียว แต่จะลบหรือเปลี่ยนชื่อไม่ได้ )
1. เลือกเซลหรือกลุมเซลที่ต้องการตั้งชื่อเป็นชื่อเดียวกัน
2. คลิกที่ช่อง name box (กล่องชื่อ) พิมพ์ชื่อหรือกลุ่มเซล
3. เสร็จแล้วกด Enter
ประโยชน์ของชื่อเซลที่ตั้งเอง

การดูผลลัพธ์จากแถบสถานะ

1. เลือกกลุ่มเซลที่ต้องการนำมาคำนวรค่า
2. คลิกขวาบนแถบ Status ( สถานะ ) แล้วเลือกผลลัพธ์ที่ต้องการจากเมนูลัดซึ่งจะประกอบด้วย
None               (ไม่มี) ไม่ต้องคำนวณหาผลลัพธ์ใดๆเลย
Average          (ค่าเฉลี่ย) หาค่าเแลี่ยของตัวเลข
Count              (จำนวนนับ) นับจำนวนเวลทั้งหมดที่คุณเลือกไว้
Count Nums  (นับเฉพาะสิ่งที่เป้นตัวเลข) นับจำนวนเซลที่เป็นตัวเลข
Max                 (ค่ามากที่สุด) หาค่าสูงสุดจากทุกๆเซลที่เลือก
Min                  (ค่าน้อยที่สุด) หาค่าต่ำสุดจากทุกๆเซลที่เลือก
Sum                 (ผลรวม) หาผลรวมของตัวเลข

ตัวดำเนินการ

ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์

Opertor	ความหมาย	ตัวอย่างการใช ้
+	บวก	4+7
-	ลบ	15-3 หรือ -6
*	คูณ	8*3.5
/	หาร	9/4
%	เปอร์เซ็นต์	3%(มีค่าเท่ากับ 0.03)
^	ยกกำลัง	2^3(หมายถึง 2 ยกกำลัง3)

ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ

Operator	ความหมาย	ตัวอย่างการใช ้
=	เท่ากับ	A1= B1
>	มากกว่า	A1> B1
<	น้อยกว่า	A1< B1
>=	มากกว่าหรือเท่ากับ	A1>= B1
<=	น้อยกว่าหรือเท่ากับ	A1<= B1
<>	ไม่เท่ากับ	A1<> B1

ตัวดำเนินการกับข้อความ ( Text Operator )

          ข้อความในที่นี้อาจเป็นตัวอักษรเพียงตัวเดียว ข้อความทั้งประโยค หรือข้อความที่ไม่มีตัวอักษรอะไรเลยก็ได้ (null string ) ซึ่งเวลาเขียนจะใช้เครื่องหมายคำพูดปิดและเปิดติดกันดังนี้ " " 
Operator                                  ความหมาย                                                          ตัวอย่างการใช ้ 
       &   นำข้อความตั้งแต่ 2 ข้อความข้อความขึ้นไปมาต่อเป็นข้อความเดียวกัน "บริษัท"& "อาหารไทย" หรือ A1&B1& C1

ระดับความสำคัญ

          Opertor แต่ละตัวมีระดับความสำคัญไม่เท่ากัน เช่น เราใส่สูตร =2+3*5 โดยเราต้องการใหโปรแกรมนำ 2+5 (ได้5) แล้วนำไปคูณกับ 5 จะได้เป็น 25 แต่เครื่องหมายคูณ* มีระดับความสำคัญสูงกว่าบวก + โปรแกมจึงนำ3*5 ก่อน(ได้15) แล้วจึงบวกกับ 2 ได้เป็น 17 วิธีที่จะบังคับให้ Excel คิดเหมือนที่เรา ก็คือใส่ ( ) คร่อมส่วนที่ต้องการคำนวณก่อนเป็น =(2+3)*5 เท่านี้ก็ได้คำตอบที่ถูกต้องแน่นอน

          ตารางต่อไปนี้จะแสดงระดับความสำคัญของ Opertor ต่างๆจากมากไปน้อย โดย Opertor ที่มีระดับความสำคัญสูงจะถูกคำนวณก่อน และถ้ามี opertor ที่มีระดับความสำคัญเดียวกันในสูตร Excel จะคำนวณจากซ้ายไปขวาทีละตัว

การสร้างสูตรคำนวณ

พิมพ์สูตรคำนวณด้วยตัวเอง
          วิธีที่ง่ายที่สุดในการสร้างสูตรก็คือพิมพ์ทุกอย่างลงไปเอง ไม่ว่าจะเป็นชื่อเซล ตัวเลข หรือเครื่องหมายคำนวณต่างๆ
1. คลิกเลือกเซลที่จะใส่สูตรคำนวณ
2. พิมพ์เครื่องหมาย =
3. พิมพ์สูตรโดยใช้ชื่อเซล หรือตำแหน่งเซล
4. กด Enter ก็ขะได้ผลลัพธ์

ฟังก์ชั่นและสูตรคำนวณ

          ฟังก์ชั่นถ้าเราจะกล่าวถึงก็เหมือนกับว่าเป็น Operand ตัวหนึ่ง โดยในสูตรอาจประกอบไปด้วยฟังก์ชั่นอย่างเดียว เช่น AVERAGE( A2:A5:B12 )ซึ่งเป็นการหาค่าเฉลี่ยของตัวเลขในเซล 3 เซลในวงเล็บ หรืออาจมีฟังก์ชั่นปนกับข้อมูลอื่น เช่น =B4/SUM( D5:F5) คือให้นำผลรวมของเซล D5 ถึง F5 ไปหารค่าในเซล B4
          สำหรับอาร์กิวเมนต์ที่เป็นชื่อเซล จะพิมพ์ลงไปเองหรือคลิกเมาส์เลือกก็ได้

ใช้ปุ่ม Insert Function หรือแถบสูตรคำนวณ ช่วยใส่ฟังก์ชั่น
1. คลิกเซลที่ใส่ฟังก์ชั่น
2. คลิกปุ่ม Insert Function ( แทรกฟังก์ชั่น )หรือกด Shift+ F3
3. คลิกเลือกประเภทของฟังก์ชั่นจากเมนูของช่อง Or select a category ( หรือเลือกประเภท ) เช่น      AVERAGE
4. คลิก ตกลง

5. คลิกปุ่ม Collapse
6. ใช้เมาส์คลิกที่เป็นอาร์กิวเมนต์หรือที่จะนำมาคำนวณ คลิกปุ่ม Collapse
7. กด ตกลงเพื่อจบสูตร

เลือกฟังก์ชั่นจากปุ่ม AotoSum ( ผลรวมอัตโนมัติ )
สำหรับฟังก์ชั่นต่างๆทำหน้าที่ต่างๆดังต่อไปนี้
Sum (ผลรวม)                                        หาผลรวมของตัวเลข
Average (ค่าเฉลี่ย)                                หาค่าเฉลี่ยเลขคณิต
Count (จำนวน)                                     นับจำนวนเซลทั้งหมดที่คุณเลือกไว้
Max (ค่ามากที่สุด)                                 หาค่าสูงสุดจากทุกๆเซลที่เลือก
Min (ค่าน้อยที่สุด)                                 หาค่าต่ำสุดของตัวเลข
More Functions (ฟังก์ชั่นเพิ่มเติม)      ไปเลือกฟังก์ชั่นอื่นๆ