การจัดการข้อมูล

การจัดการข้อมูล คือการที่ทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปที่กะทัดรัด มีความหมายและสะดวกต่อการใช้งาน การค้นหา สามารถนำเสนอในรูปแบบที่ง่ายต่อการตัดสินใจ ซึ่งประกอบด้วยวิธีต่างๆ ดังนี้

การป้อนสูตรในการคำนวณ

โปรแกรม Microsoft Excel สร้างขึ้นมาเพื่องานคำนวณโดยเฉพาะ ผู้เรียนสามารถใส่ ข้อมูลดิบ (ตัวเลข) ลงในหน้ากระดาษทำการ แล้วบอกวิธีคำนวณตัวเลขให้กับ Microsoft Excel เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ผู้เรียนต้องการ ผู้เรียนจะบอกวิธีการคำนวณให้กับ Microsoft Excel โดยการเขียนเป็นสูตร ตัวอย่างของสูตรอย่างง่าย ๆ ก็เช่น การบวกกันระหว่างตัวเลข 2 จำนวน ประโยชน์ของโปรแกรมประเภท สเปรตชีทอย่างโปรแกรม Microsoft Excel ก็คือ ผู้เรียนสามารถทำการเขียนสูตรลงในเซลล์เพื่อให้เอ็กเซลทำการคำนวณค่าจากเซลล์อื่น ๆ ให้ ตัวอย่างเช่น ผู้เรียนสามารถทำการใส่สูตรลงในเซลล์เพื่อให้ Excel หาผลรวมของค่าต่างๆ ที่ผู้เรียนต้องการได้

ในการคำนวณตัวเลขสามารถทำได้ทุกๆ ตำแหน่งในกระดาษทำการโดยใส่ค่านิพจน์ทางคณิตศาสตร์ลงไป เมื่อกดปุ่ม Enter ก็จะให้ผลทันที กระดาษทำการที่ใช้จะประกอบไปด้วยคอลัมน์ A,B,C,….. และเป็นแถว 1,2,3,….. ช่อง ๆ ที่ถูกแบ่งเรียกว่า เซลล์(Cell) เซลล์แต่ละเซลล์มีชื่อเรียกตามตำแหน่งการตัดกันระหว่างคอลัมน์และแถว เช่น เซลล์ที่อยู่ในตำแหน่ง A แถว 1 จะเรียกว่าเซลล์ A1 ดังนั้นการคำนวณสามารถใช้สูตรด้วยการอ้างชื่อเซลใดเซลหนึ่งเพื่อมาใช้ในการคำนวณได้ หากผู้เรียนมีการเปลี่ยนแปลงค่าข้อมูลที่อยู่ในเซลล์ที่ถูกอ้างอิงโดยสูตร เซลล์ที่มีสูตรนั้นอยู่ก็จะเปลี่ยนแปลงค่าโดยอัตโนมัติ

¨ สูตร (Formula)

v เกิดจากเครื่องหมาย , ค่าตัวเลข , ตำแหน่งเซลล์ที่เก็บข้อมูล , ฟังก์ชันของ โปรแกรม Microsoft Excel , หรือชื่อกลุ่มข้อมูล นำมาผสมกันเพื่อให้เกิดค่าใหม่

v โปรแกรม Microsoft Excel จะมองสูตรอยู่ในรูปของสมการ เช่น

สูตร

ผลลัพธ์

75=25+50

ดังนั้นสูตรในโปรแกรม Microsoft Excel จึงขึ้นต้นด้วยเท่ากับ (=) เสมอ

¨ เครื่องหมายที่ใช้ในการคำนวณในโปรแกรม Microsoft Excel

เครื่องหมาย	ตัวอย่างสูตร
เครื่องหมายในการคำนวณ + บวก - ลบ / หาร * คูณ % เปอร์เซ็นต์ ^ ยกกำลัง	=20+4*2 จะได้ผลลัพธ์ คือ 28
เครื่องหมายในการเชื่อมข้อความ & เชื่อมข้อความ	=”Microsoft ”&A1 ถ้า A1 เก็บค่า ”Excel” จะได้ค่า Microsoft Excel
เครื่องหมายในการเปรียบเทียบ = เท่ากับ > มากกว่า < น้อยกว่า > = มากกว่าหรือเท่ากับ < = น้อยกว่าหรือเท่ากับ < > ไม่เท่ากับ	=A10 < 5000 จะให้ค่าเป็นจริง (Ture) เมื่อค่าในเซลล์ A10 น้อยกว่า 5000 แต่ถ้ามากกว่าหรือเท่ากับ 5000จะให้ค่าเป็นเท็จ (False)


เครื่องหมาย	ตัวอย่างสูตร
เครื่องหมายในการอ้างอิง : (โคลอน) บอกช่วงข้อมูล เว้นวรรค เอาเฉพาะข้อมูลซ้ำ (Intersection) , (คอมม่า) เอาข้อมูลทั้งหมดของทั้ง 2 ช่วง (Union)	A1:A20 หมายถึง จากเซลล์ A1 ถึง A20 A:A หมายถึง ทั้งคอลัมน์ A 1:1 หมายถึง ทั้งแถวที่ 1 1:3 หมายถึง ทั้งแถวที่ 1 และ 3 A:IV หมายถึง ทั้งกระดาษทำการ ถ้า “Sales” หมายถึง ช่วง B2:D2 “Q4” หมายถึง ช่วง C2:C5 “Q4 Sales” จะหมายถึง เซลล์ C2

ลำดับขั้นการทำงานของการคำนวณ

ลำดับ	เครื่องหมาย	คำอ่าน
1. 2 3 4 5	( ) % ^ * และ / + และ -	วงเล็บ เปอร์เซ็นต์ ยกกำลัง คูณ และ หาร บวก และลบ

ใน Excel มีการลำดับความสำคัญของเครื่องหมาย โดยเครื่องหมายที่มีลำดับแรกจะถูกคำนวณก่อน ถ้าต้องการบังคับให้โปรแกรม Microsoft Excel คำนวณตามลำดับเครื่องหมายคณิตศาสตร์ที่ผู้เรียนต้องการ ก็ให้ใส่เครื่องหมายวงเล็บ ( ) ก่อน

ÿ การป้อนสูตรโดยใช้เซลล์อ้างอิง

ผู้เรียนควรใช้เซลล์อ้างอิง (ตัวอย่างเช่น =A1+A2) แทนการป้อนตัวเลขไปตรงๆ (ตัวอย่างเช่น =10+30 เพราะถ้าผู้เรียนใช้เซลล์อ้างอิง เมื่อมีการเปลี่ยนตัวเลขในเซลล์อ้างอิง โปรแกรม Microsoft Excel จะคำนวณผลลัพธ์ให้อย่างอัตโนมัติ ในขณะที่เมื่อป้อนตัวเลขไปตรงๆ ผู้เรียนจะต้องมานั่งแก้ไขสูตรทุกครั้ง หรือผู้เรียนจะเรียกว่าการใช้เซลล์อ้างอิงเปรียบเสมือนกับการใช้ตัวแปรในการคำนวณนั่นเอง)

¨ ตัวอย่างการหาผลรวมโดยใช้สูตรโดยการอ้างอิงเซลล์

ตัวแปรที่ใช้ในการคำนวณ

เมื่อใส่ตัวแปรเรียบร้อยแล้วให้ทำการกดปุ่ม Enter โปรแกรม Microsoft Excel จะปรากฏคำตอบทันที ดังรูป

คำตอบที่ได้จากการใช้สูตรโดยอ้างอิงเซลล์

â ตัวอย่างสูตรอื่นๆ
โดยจะเห็นว่าตัวเลขในเซลล์เดียวกัน แต่ใช้เซลล์อ้างอิงในการคำนวณและลำดับขั้นของเครื่องหมายในการคำนวณที่แตกต่างกันเท่านั้นก็จะทำให้การคำนวณได้ผลลัพธ์ที่แตกต่างกัน ดังตัวอย่างต่อไปนี้

เซลล์นี้ประกอบไปด้วยสูตร

=A1+A2+A3*A4

=10+20+30*40

=1230

เซลล์นี้ประกอบไปด้วยสูตร

=A1*A3+A2+A4

=10*30+20+40

=360

เซลล์นี้ประกอบไปด้วยสูตร

=A3/A1+A2+A4

=30/10+20+40

=63

เซลล์นี้ประกอบไปด้วยสูตร

=A1+(A2+A3)*A4

=10+(20+30)*40

=2010

เซลล์นี้ประกอบไปด้วยสูตร

=A1*(A3-A2)+A4

=10*(30-20)+40

=140

นอกจากนี้การใช้เซลล์อ้างอิงหากเราเปลี่ยนตัวเลขในการคำนวณใหม่ แต่สูตรยังเหมือนเดิม ก็จะทำให้คำตอบนี้เปลี่ยนแปลงไปได้โดยที่เราไม่ต้องทำการคำนวณใหม่ ดังรูป

เซลล์นี้ประกอบไปด้วยสูตร

=A1+A2+A3+A4

เซลล์นี้ประกอบไปด้วยสูตร

=A1+A2+A3+A4

การป้อนสูตรโดยใช้ฟังก์ชัน

ฟังก์ชัน จะหมายถึง สูตรพิเศษที่ได้เขียนไว้ล่วงหน้า เพื่อให้ผู้ใช้นำไปใช้ได้โดยสะดวกผู้เรียนสามารถใช้ฟังก์ชันได้โดยการใส่ฟังก์ชันเหล่านั้นไปในสูตรบนแผ่นงานของผู้เรียน ลำดับตัวอักษรที่ใช้ในฟังก์ชัน เรียกว่า รูปแบบ ฟังก์ชันทั้งหมดมีรูปแบบพื้นฐานเดียวกัน ถ้าผู้เรียนไม่ได้ทำตามรูปแบบนี้โปรแกรม Microsoft Excel จะแสดงข้อความกำหนดข้อผิดพลาดในสูตร ถ้าเป็นฟังก์ชันนั้น เหมือนกับสูตรอื่นๆ

ในโปรแกรม Microsoft Excel จะมีฟังก์ชันให้ผู้เรียนเลือกมากมาย ซึ่งผู้เรียนสามารถเลือกได้จากเครื่องมือ บนแถบเครื่องมือ

Œ คลิกที่ปุ่มเครื่องมือ

จะปรากฏไดอะล็อคบล็อกซ์ของการเลือกฟังก์ชันดังรูป

ประเภทของฟังก์ชัน

- ที่ใช้ไปล่าสุด

- ทั้งหมด

- การเงิน

- วันและเวลา

- คณิตศาสตร์และตรีโกณมิติ

- ทางสถิติ

- การค้นหาและการอ้างอิง

- ฐานข้อมูล

- ข้อความ

- ตรรกศาสตร์

- ข้อมูล

ชื่อฟังก์ชันที่ถูกใช้งานบ่อย ๆ ใน Excel

ชื่อฟังก์ชัน รูปแบบ ตัวอย่าง	ABS ABS (number) =Abs(A1)	ให้ค่าสมบูรณ์ของตัวเลข

ชื่อฟังก์ชัน รูปแบบ ตัวอย่าง	AVERAGE AVERAGE(number1.number2,…..) =AVERAGE(A1:A5)	ให้ค่าเฉลี่ยของตัวแปรของมัน

ชื่อฟังก์ชัน รูปแบบ ตัวอย่าง	COUNT COUNT(valuel,value2,…) =COUNT(A1:A5)	นับจำนวนตัวเลขที่มีอยู่ในรายการตัวแปร

ชื่อฟังก์ชัน รูปแบบ ตัวอย่าง	MAX MAX(number1,number2,…..) =MAX(A1:A5)	ให้ค่าสูงสุดในรายการของตัวแปร

ชื่อฟังก์ชัน รูปแบบ ตัวอย่าง	MIN MIN(number1,number2,…..) =MIN(A1:A5)	ให้ค่าต่ำสุดในรายการของตัวแปร

ชื่อฟังก์ชัน รูปแบบ ตัวอย่าง	MOD MOD(number1,divisor2,…..) =MOD(A1:A5)	ให้ค่าเศษของการหาร

ชื่อฟังก์ชัน รูปแบบ ตัวอย่าง	ROUND ROUND(number,num digits) =ROUND(A1,2)	ปัดเศษจำนวนให้เป็นตำแหน่ง ทศนิยมที่ระบุ

ชื่อฟังก์ชัน รูปแบบ ตัวอย่าง	ROUNDDOWN ROUNDDOWN(number,num_ digits) =ROUNDDOWN(A1,2)	ปัดเศษจำนวนลง

ชื่อฟังก์ชัน รูปแบบ ตัวอย่าง	ROUNDUP ROUNDUP (number,num_digits) =ROUNDUP(A1,2)	ปัดเศษจำนวนขึ้น
ชื่อฟังก์ชัน รูปแบบ ตัวอย่าง	SUM SUM(number1,number2,…..) =SUM(A1:A5)	ให้ค่าผลรวมของตัวแปร

¨ ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับฟังก์ชัน

« ฟังก์ชันจะเริ่มต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับเสมอ (=)

« ข้อมูลที่เอ็กเซลใช้ในการคำนวณในฟังก์ชันนั้นจะอยู่ในเครื่องหมายวงเล็บ ( )

=SUM(A1,A2,A3)

=AVERAGE(C1,C2,C3)

=MAX(B7,C7,D7,E7)

=COUNT(D12,D13,D14)

การกำหนดกลุ่มเซลล์ในการคำนวณให้ใช้เครื่องหมายจุลภาค (,) ระหว่างเซลล์อ้างอิงในฟังก์ชัน ตัวอย่างเช่น =SUM(A1,A2,A3) จะเท่ากับ =A1+A2+A3

=SUM(A1:A3)

=AVERAGE(C1:C3)

=MAX(B7:E7)

=COUNT(D12:D14)

การกำหนดกลุ่มเซลล์ในการคำนวณให้ใช้เครื่องหมายจุดคู่ (:) ระหว่างเซลล์อ้างอิงต้นและปลายฟังก์ชัน แล้วเอ็กเซลจะคำนวณโดยใช้เซลล์อ้างอิงทุกเซลล์ระหว่างเซลล์อ้างอิงทุกเซลล์อ้างอิงปลาย ตัวอย่างเช่น =SUM(A1:A3) จะเท่ากับ =A1+A2+A3

¨ การคำนวณทั่วไป

SUM

สูตรนี้ใช้หาผลรวมของตัวเลข

ตัวอย่างเซลล์นี้ประกอบไปด้วยฟังก์ชัน

=SUM(A1:A4)

=A1+A2+A3+A4

=10+20+30+40

=100

AVERAGE

สูตรนี้ใช้หาค่าเฉลี่ยของตัวเลข

ตัวอย่างเซลล์นี้ประกอบไปด้วยฟังก์ชัน

=AVERAGE(A1:A4)

=25

MAX

สูตรนี้ใช้หาตัวเลขที่มีค่ามากที่สุด

ตัวอย่างเซลล์นี้ประกอบไปด้วยฟังก์ชัน

=MAX(A1:A4)

=40

MIN

สูตรนี้ใช้หาค่าตัวเลขที่น้อยที่สุด

ตัวอย่างเซลล์นี้ประกอบไปด้วยฟังก์ชัน

=MIN(A1:A4)

=10

COUNT

สูตรนี้ใช้กับการนับจำนวนเซลล์

ตัวอย่างเซลล์นี้ประกอบไปด้วยฟังก์ชัน

=COUNT(A1:A4)

¨ การใส่ฟังก์ชัน

การใส่ฟังก์ชันในการคำนวณนั้นสะดวกและรวดเร็วกว่าการนั่งป้อนสูตรเอง อีกทั้งฟังก์ชันก็ใช้ง่ายมาก เพราะจะมีคำแนะนำพร้อมกับขั้นตอนที่อำนวยความสะดวกในการใส่ข้อมูลในสูตร

คลิกที่ปุ่ม บนแถบสูตร

Œ คลิกเซลล์ที่ต้องการใส่ฟังก์ชัน

เมื่อสิ้นสุดคำสั่งโปรแกรม Microsoft Excel จะปรากฏไดอะล็อคบ็อกซ์ แสดงขึ้นมาดังรูป

Ž คลิกที่กลุ่มฟังก์ชันที่ต้องการ

Yหมายเหตุ : ถ้าผู้เรียนไม่ทราบว่าฟังก์ชันที่ต้องการจัดอยู่ในกลุ่มใด
ให้ทำการเลือกที่ “ทั้งหมด” ซึ่งเป็นกลุ่มรวมฟังก์ชันทั้งหมด

คลิกที่ฟังก์ชันที่ต้องการ

ฟังก์ชันของกลุ่มจะแสดงขึ้นมา

บริเวณนี้

ใส่ฟังก์ชันในสมุดงานได้
โดยเลื่อนเมาส์คลิกที่ปุ่ม ตกลง

พื้นที่บริเวณนี้จะอธิบายสรุปและวิธีใช้คร่าว ๆ ของฟังก์ชันที่เลือก

เมื่อสิ้นสุดคำสั่งโปรแกรม Microsoft Excel จะแสดงไดอะล็อคบ็อกซ์ขึ้นมาทันที ถ้า ไดอะล็อคบ็อกซ์นี้บังข้อมูลที่ผู้เรียนต้องการดูอยู่ ก็สามารถทำการเลื่อนไดอะล็อคบ็อกซ์นี้ไปวาง ยังตำแหน่งใหม่ได้

‘ เลื่อนไดอะล็อคบ็อกซ์ โดยคลิกเมาส์แถบชื่อเรื่อง (แถบสีน้ำเงิน)

’ คลิกเมาส์ค้างไว้ แล้วเลื่อน ไดอะล็อคบ็อกซ์ไปวางยังตำแหน่งใหม่ที่ต้องการ จากนั้นก็ปล่อยปุ่มเมาส์

v เมื่อผู้เรียนใส่ฟังก์ชันเข้าไปแล้ว ผู้เรียนจะต้องกำหนดตัวเลขหรือเซลล์อ้างอิงเพื่อใช้ในการคำนวณของฟังก์ชันด้วย

ช่องสำหรับใส่ตัวเลขที่จะใช้ในการคำนวณในฟังก์ชัน

ส่วนบริเวณนี้เป็นข้อความอธิบายตัวเลขที่ใส่ลงไป

ใส่ชื่อเซลล์ที่ต้องการคำนวณลงไป โดยเลื่อน

เมาส์ไปคลิกที่ช่อง Number1 เช่น E5:E9

” คลิกปุ่ม ตกลง

ช่องนี้จะแสดงค่าในเซลล์ที่เราทำการเลือก

ผลการคำนวณของฟังก์ชันจะแสดงที่เซลล์ทันที

สำหรับสูตรในฟังก์ชันจะแสดงขึ้นที่แถบสูตร

z การหาผลรวมอัตโนมัติ (Auto Sum)

Œ คลิกที่เซลล์ด้านล่างหรือด้านขวาของกลุ่มเซลล์ที่ต้องการหาผลรวม

คลิกปุ่ม บนแท็ป
หน้าแรก ของ Ribbon

โปรแกรม Microsoft Excel จะแสดงเส้นประล้อมรอบกลุ่มเซลล์ที่จะหาผลรวม โดย

โปรแกรมจะวิเคราะห์ว่าควรจะเป็นกลุ่มเซลล์ใดให้อย่างอัตโนมัติ

เส้นประล้อมรอบกลุ่มเซลล์ที่จะหาผลรวม

ในกรณีที่กลุ่มเซลล์ที่โปรแกรมวิเคราะห์มาไม่ถูกต้อง ผู้เรียนสามารถทำการเลือกกลุ่มเซลล์ใหม่ได้

Ž กดปุ่ม Enter เพื่อหาผลรวมของข้อมูล

การใช้คุณสมบัติคำนวณอัตโนมัติ

ถ้าเป็นการคำนวณพื้นฐานทั่วไป เราสามารถที่จะดูผลลัพธ์ก่อนที่จะใส่สูตรหรือใช้ฟังก์ชันก่อนได้เลย

Œ เลือกกลุ่มเซลล์ที่ต้องการคำนวณ

พื้นที่ แถบสถานะ (Status bar) จะแสดงค่า
ต่าง ๆ ที่เลือกเปิดการแสดงผลในส่วนของแถบสถานะไว้ เช่น ค่าเฉลี่ย , จำนวนนับ , ผลรวม เป็นต้น

สำหรับการดูค่าต่าง ๆ นั้นสามารถกำหนดได้จากแถบสถานะ หรือ Status bar ได้ทันที โดยการคลิกเมาส์ทางขวาบนแถบสถานะ ซึ่งจะมีกรอบคำสั่งให้เลือกหัวข้อ หรือ คำสั่งที่ต้องการให้ปรากฏบนแถบสถานะนั้น โดยคำสั่งใดมีเครื่องหมาย P อยู่ด้านหน้าคำสั่ง แสดงว่าเราได้เปิดใช้คำสั่งนี้

การใส่สูตรแบบมีเงื่อนไขโดยใช้ฟังก์ชัน IF

ในบางครั้งที่ผลลัพธ์ของสูตรไม่ได้ตรงไปตรงมา แต่ขึ้นอยู่กับเงื่อนไข ดังนั้นจึงต้องนำฟังก์ชัน IF เข้ามาช่วย ฟังก์ชัน IF ใช้สำหรับการกำหนดเงื่อนไขว่า ถ้าเป็นไปตามเงื่อนไขจะให้ทำอย่างไร และถ้าไม่เป็นไปตามเงื่อนไขจะให้ทำอย่างไร

** ฟังก์ชัน IF มีโครงสร้างดังนี้

* IF (เงื่อนไข, ค่าที่จะเป็นเมื่อเงื่อนไขเป็นจริง , ถ้าเงื่อนไขไม่เป็นจริงจะทำส่วนนี้)

* เงื่อนไข คือ การตรวจสอบว่าสิ่งที่เรากำหนดให้เป็นจริง (TRUE) หรือไม่เป็นจริง (FALSE)

ตัวอย่าง การใช้ฟังก์ชัน IF

อาจารย์ผู้หนึ่งมีคะแนนของนักเรียนจำนวนมาก จึงต้องการจะสร้างระบบที่ช่วยตัดเกรดนักเรียน โดยมีกฎเกณฑ์ว่า ตั้งแต่ 80 คะแนนขึ้นไป ได้เกรด A , ตั้งแต่ 70 คะแนน ถึง 79 คะแนน ได้เกรด B, ตั้งแต่ 60 คะแนน ถึง 69 คะแนน ได้เกรด C, ตั้งแต่ 59 คะแนน ถึง 50 คะแนน ได้เกรด D และถ้าได้คะแนนต่ำกว่า 50 คะแนน ถือว่าได้เกรด F

สำหรับการใช้ฟังก์ชั่นสำหรับการตัดเกรด คือ

=IF(H4>79,"A",IF(H4>69,"B",IF(H4>59,"C",IF(H4>49,"D","F"))))

** H4 คือ ช่องเซลล์ที่จะคิดเป็นเกรด โดยปกติการคิดเกรดนี้จะมาจากช่องคะแนนรวมของนักเรียนแต่ละคน **

โดยให้พิมพ์ฟังก์ชั่นทั้งหมดนี้ในเซลล์ที่ต้องการให้แสดงเกรด จากนั้นกดปุ่ม Enter โปรแกรมก็จะแสดงเกรดที่กำหนดในช่องเซลล์ที่ต้องการ

Note : อย่าใช้ฟังก์ชันซ้อนกันเกิน 64 ชั้น

ในตัวอย่าง คุณจะสังเกตเห็นว่า เราสามารถซ้อนการใช้งานฟังก์ชัน IF เข้าไปในฟังก์ชัน IF ได้ ซึ่งในโปรแกรม Excel 2007 เราสามารถซ้อนฟังก์ชั่นกันได้ไม่เกิน 64 ชั้น หรือ 64 ลำดับ

IF(F4<=1000,10%*F4, IF(F4<=5000,15%*F4,20%*F4))

ทุกฟังก์ชันในโปรแกรม Excel ล้วนแต่มีข้อจำกัดนี้ ดังนั้นในการใช้ฟังก์ชันจึงต้องระวังไม่สร้างซ้อนกันเกินกว่าที่กำหนด และควรระมัดระวังในการใส่ฟังก์ชั่น และเครื่องหมายต่าง ๆ เพราะหากมีเครื่องหมาย หรือ มีความผิดพลาดโปรแกรมจะไม่สามารถคำนวณได้และฟ้อง Error ทันที

ชั้นที่สอง

ชั้นที่หนึ่ง

ข้อผิดพลาดในการคำนวณสูตร

ในการคำนวณหากมีข้อผิดพลาดโปรแกรมจะแสดงสัญลักษณ์ออกมาให้ผู้เรียนทราบโดยจะแสดง ณ ตำแหน่งเซลล์ที่ใช้ในการคำนวณ ดังตัวอย่างของผิดพลาดที่พบบ่อย ๆ มีดังนี้

#####

ความหมาย คอลัมน์นั้นแคบเกินที่จะแสดงผลลัพธ์ได้ทั้งหมด
การแก้ไข ปรับขนาดของความกว้างคอลัมน์ให้พอดีกับขนาดของข้อมูลใหม่

#DIV/0!

เซลล์นี้ประกอบด้วยสูตร

=A1*A2

ทำการขยายเซลล์ให้กว้างขึ้นก็จะสามารถมองเห็นตัวเลขทั้งหมด

ความหมาย ตัวหารที่ใช้ในสูตรมีค่าเป็น 0 หรือ การอ้างอิงเซลล์เปล่าเป็นตัวหาร

การแก้ไข ตรวจสอบค่าตัวหารที่ใช้ในสูตรและแก้ไขให้ถูกต้อง

เซลล์นี้ประกอบไปด้วยสูตร

=A1/A2

#NAME?

ความหมาย ในสูตรมีชื่อฟังก์ชันหรือเซลล์อ้างอิงที่โปรแกรมไม่รู้จัก

การแก้ไข ตรวจสอบว่าพิมพ์สูตรผิด หรือ กำหนดสูตรอ้างอิงต่าง ๆ ผิดหรือไม่

เซลล์นี้ประกอบไปด้วยสูตร

=SUMM(A1:A3)

จากตัวอย่างนี้ มีข้อผิดพลาดคือชื่อของฟังก์ชัน SUM พิมพ์ผิดเป็น SUMM หากเราแก้ไขก็จะ สามารถใช้สูตรนี้ได้ตามปกติ

#VALUE!

ความหมาย ในสูตรมีการใส่ข้อมูลในเซลล์อ้างอิงที่ไม่สามารถคำนวณได้ เช่น ข้อความ เป็นต้น
การแก้ไข ตรวจสอบว่าพิมพ์สูตรผิด หรือ กำหนดสูตรอ้างอิงต่าง ๆ ผิดหรือไม่

คำนวณวนซ้ำ (Circular Reference)

เซลล์นี้ประกอบไปด้วยสูตร

=A1+A2+A3

ข้อความนี้จะแสดงขึ้นมา หากสูตรนั้นมีเซลล์อ้างอิงซึ่งเป็นเซลล์ของสูตรอยู่ด้วย ทำให้ไม่สามารถคำนวณได้

เซลล์นี้ประกอบด้วยสูตร =A1+A2+A3+A4+A6 ซึ่งเซลล์ A6 จะเป็นเซลล์ที่ใส่สูตร โปรแกรมจะไม่สามารถคำนวณได้

การคัดลอกสูตร

สูตรที่ใช้กันหลายๆ ที่ในสมุดงานเราสามารถทำการคัดลอกสูตรไปลงในเซลล์ที่เราต้องการคำตอบได้เลย โดยไม่ต้องทำการพิมพ์ขึ้นใหม่

¨ การคัดลอกสูตรโดยใช้เซลล์อ้างอิงที่แน่นอน

จะปรากฏค่าหรือผลลัพธ์ของการคำนวณของสูตรที่คัดลอกมา

คลิกเมาส์ค้างไว้ แล้วให้ลากเมาส์ไปคลุมเซลล์ที่จะคัดลอกสูตรไป จากนั้นก็ปล่อยเมาส์

สูตรในเซลล์จะแสดงที่แถบสูตร

การดูสูตรในเซลล์ที่คัดลอกมา เพียง เลื่อนเมาส์ ไปคลิกที่เซลล์ที่คัดลอกสูตรมา

เลื่อนเมาส์คลิกเซลล์ที่มีสูตรที่ เราต้องการคัดลอก

Œ ใส่สูตรที่ต้องการคัดลอก

คลิกขอบขวาล่างของเซลล์ (สังเกตว่ารูปเมาส์เปลี่ยนจาก เปลี่ยนเป็น )

Web Krukannika12.blogspot.com

ข้อความวิ่ง

บทเรียนคอมพิวเตอร์ ม.1